Bank Reconciliation 0 0

Bank Reconciliation dibagi menjadi dua business process yakni

§ Bank Reconciliation Atas Transaksi Langsung

     Yang dimaksud dengan transaksi langsung adalah transaksi bank, utamanya pembayaran, dimana instrument pembayaran yang digunakan adalah Cheque Tunai dan Transfer Online dimana kedua jenis transaksi ini memungkinkan berpindahnya nilai uang Organisasi secara instant. Dikecualikan dari transaksi ini adalah Cheque Tunai yang pencairannya tidak dilakukan saat itu juga oleh si pemegang Cheque tetapi ditunda, transaksi ini tidak termasuk transaksi langsung.

§  Bank Reconciliation Atas Transaksi Tunda

    Transaksi tunda adalah transaksi bank yang sifat transaksinya tidak langsung efektif di rekening koran Organisasi, semisal transaksi Giro dan Cheque Tunai yang pencairannya ditunda oleh pemegangnya.

•     Transaksi bank rekonsiliasi ini dilakukan secara langsung setelah proses Cash Payment-nya dilakukan, baik untuk Customer Payment, Vendor Payment maupun Direct Payment.
•     Hal ini dilakukan karena bisa dipastikan nilai transaksi yang dilakukan akan didebit (dikurangkan) langsung di rekening koran bank oleh pihak bank langsung atas pembayaran yang terjadi atau akan dikredit (ditambahkan) di rekening koran bank atas penerimaan pembayaran.
•     Untuk memudahkan pemahaman, berikut ini adalah contoh transaksi penerimaan pembayaran, secara proses, rekonsiliasi atas penerimaan dan pembayaran dilakukan dengan langkah yang sama:
•      Penerimaan pembayaran dari Customer berikut ini dientry setelah melihat mutasi kredit (bertambah) di rekening koran organisasi:

        Langkah yang dilakukan untuk proses ini adalah sebagai berikut:

9.1.1.      Masuk ke Modul Accounting > Dashboard akan muncul tampilan berikut:

9.1.2.      Cari rekening bank yang akan direkonsiliasi di Dashboard (jika posisi yang dicari tidak ada dibagian atas dengan cara scroll ke bawah), klik di Tombol “Reconcile … Items” seperti tampak dalam gambar di bawah:

9.1.3.      Akan muncul tampilan berikut:

9.1.4.      Cari nomor dokumen transaksi yang sesuai:

Catatan:

§  Nomor dokumen transaksi (kotak merah)

§  Pastikan akun COA sama untuk setiap baris (kotak merah sebelah kiri)

§  Pastikan jumlah debet dan kredit sama

9.1.5.      Klik Tombol “Reconcile”

9.1.6.      Akan muncul notification bar bahwa reconcile telah selesai dilakukan

9.1.7.      Untuk mengecek reconcile telah selesai dilakukan, dapat dicek dengan cara meng-klik Tombol Menu “Accounting Dashboard” dalam menu tree di bagian atas:

9.1.8.      Akan muncul menu “Dashboard” awal, klik di header bank seperti gambar berikut:

9.1.9.      Akan muncul tampilan berikut:

9.1.10.      Masuk ke tanggal transaksi akan muncul tampilan berikut:

Catatan:

§  Dalam tanda kotak merah di atas terdapat transaksi yang telah direkonsiliasi, transaksi yang sudah terekonsiliasi warnanya lebih pudar dan disebelah kanannya ada tanda panah setengah lingkaran. Sedangkan jika terdapat transaksi yang belum direkonsiliasi, transaksi tersebut warnanya masih hitam dan tidak ada tanda apapun di sampingnya

        Dalam konteks transaksi tunda, maka bank rekonsiliasinya ditunda sampai dengan transaksi tersebut muncul di rekening koran Organisasi.

           Secara proses, langkah yang dilakukan dalam merekonsiliasi transaksi tunda sama dengan transaksi langsung, yang berbeda adalah jika transaksi langsung begitu Cash Payment-nya dilakukan, baik untuk Customer Payment, Vendor Payment maupun Direct Payment maka rekonsiliasi langsung dilakukan, sedangkan transaksi tunda tidak.

        Maka transaksi pembayaran tersebut tidak akan dilakukan reconcile nya sampai giro tersebut dicairkan, maka transaksi di atas akan tampak di Dashboard Accounting seperti tampilan berikut:

Catatan:

§  Dalam tampilan Dashboard di atas, terdapat perbedaan antara “Balance in GL” dengan “Latest Statement”, atas pembayaran dengan giro yang belum dicairkan.

§  Saldo seperti di atas akan dibiarkan muncul selama giro masih outstanding.